14 spôsobov ako sa vyhnúť problémom s čínskymi dodávateľmi - 2. diel

V našom poslednom článku sme sa venovali niektorým aspektom výberu vhodného partnera v Číne a problému prevencie subdodávok. Dnes budeme hovoriť o procese komunikácie technických a obchodných podmienok, ako aj o práci so vzorkami.

3. Veďte si písomné záznamy o komunikácii

 s ktorými zvyčajne riešite celý obchod, sa často zameriavajú na čo najrýchlejšie dosiahnutie cieľa a snažia sa vyhnúť diskusiám, ktoré v ich očiach zdržujú obchod. Málokedy vám budú ochotní poskytnúť presný a systematický prehľad o tom, čo a ako bolo vlastne dohodnuté. Je nevyhnutné, aby ste si tento prehľad zabezpečili sami. Čo by ste teda mali urobiť?

• Ak rokujete s dodávateľom na osobnom stretnutí alebo telefonicky, zapíšte si všetky dôležité body, ku ktorým ste počas rokovania dospeli. Potom pošlite tento súhrn čínskej protistrane e-mailom na schválenie, aby ste sa v budúcnosti vyhli možným nesprávnym interpretáciám.
• V prípade nejasností požiadajte svojho dodávateľa v Číne o vysvetlenie. Nezanedbávajte detaily. Ak nemáte vlastné skúsenosti alebo špecifické požiadavky (napr. balenie), nechajte si od svojho čínskeho partnera odporučiť najvhodnejšiu (alebo bežne používanú) metódu. Požiadajte o fotografie, aby ste sa mohli na vlastné oči presvedčiť o možnostiach.
• Pred samotným uzavretím zmluvy alebo objednávky usporiadajte všetky svoje poznámky do logického celku, systematicky opíšte všetky kľúčové body (použité materiály, špecifikácie výrobkov, ceny, dodacie podmienky, časový harmonogram atď.) a dokument pošlite čínskemu dodávateľovi na schválenie. Nechajte dokument opečiatkovať výrobcom, aby bolo jasné, že s parametrami súhlasí a berie ich na vedomie.
• Požiadajte obchodné oddelenie čínskeho výrobcu o preklad odsúhlaseného dokumentu pre technických pracovníkov, ktorí budú dohliadať na výrobu vašej objednávky.
• V čo najväčšej miere používajte fotodokumentáciu, požiadajte výrobcu o fotografie vzoriek, polotovarov, čiastkových výsledkov, fotografií z výroby atď.

4. Zaistite si kvalitné vzorky a správne s nimi pracujte

Fotografie a dohody na diaľku majú pochopiteľne zjavné limity. Preto sa pred začatím výroby nezaobídete bez fyzických vzoriek. Na čo si teda pri odbere vzoriek musíte dávať pozor?

• Ak dostanete vzorky, ktoré nespĺňajú vaše normy kvality, urobte si podrobnú a jasnú fotodokumentáciu nedostatkov. V ideálnom prípade poskytnite čínskemu výrobcovi aj fotografické znázornenie toho, ako by dané miesto malo vyzerať. Problémy označte šípkami a pre maximálnu zjednodušenie a prehľadnosť označte šípky červeným „NO“ pri probléme a zeleným „YES“ pri príklade požadovaného stavu. Tým sa zabezpečí, že technický personál v čínskej továrni pochopí príčinu problému.
• Keď sa dosiahne požadovaná kvalita vzorky, pošlite jednu referenčnú vzorku späť čínskemu výrobcovi a zároveň pošlite jednu schválenú referenčnú vzorku inšpektorovi v Číne na účely kontroly procesu výroby - respektíve kontroly pred nakládkou.

Zvyčajne je dosť ťažké zabezpečiť, aby hlavná produkcia skutočne zodpovedala vzorkám, na ktorých ste sa s čínskym výrobcom dohodli. Preto sa okrem vyššie uvedených krokov odporúča získať od dodávateľa písomné potvrdenie, že výrobky masovej produkcie budú plne zodpovedať schválenej referenčnej vzorke.

Pamätajte predovšetkým na jednu vec: pri schvaľovaní vzoriek a neskoršom preberaní dodávky sa za žiadnu cenu neuchyľujte ku kompromisom v oblasti úrovne kvality výroby. Ak urobíte čo i len čiastočný ústupok, čínsky výrobca bude počítať s tým, že v budúcnosti budete môcť akceptovať ešte nižšiu kvalitu, čo samozrejme neprinesie nič dobré.

V ďalšej časti sa budeme venovať otázke zabezpečenia kvality a kontroly kvality.