14 spôsobov ako sa vyhnúť problémom s čínskymi dodávateľmi - 4. diel
V našom poslednom článku sme sa venovali otázke osobného kontaktu a kontroly kvality. V dnešnom článku sa zameriame na niektoré dôležité aspekty komunikácie súvisiace s problémami, ktoré vznikajú pri realizácii zákaziek v Číne.
8. Komunikujte s čínskym výrobcom osobne alebo telefonicky
Ako postupovať, ak ste vy osobne alebo vami poverený inšpektor narazili počas kontroly tovaru alebo výrobného procesu na problém?
Ak ste v tom čase osobne v Číne u výrobcu, situácia je samozrejme oveľa jednoduchšia, pretože môžete výrobcovi poskytnúť okamžitú spätnú väzbu, stanoviť hranice medzi tým, čo je pre vás prijateľné a čo už nie, a jasne poukázať na nedostatky, ktoré sa vo vyrábanom tovare nemôžu vyskytovať. Nezabudnite si urobiť dôkladnú fotodokumentáciu a pripraviť písomný materiál o zistených chybách a spôsoboch ich odstránenia, ktorý si môžete nechať potvrdiť zástupcami výrobcu.
Ak však situáciu riešite z Európy, mali by ste okamžite poslať správu o zisteniach inšpektora e-mailom (vrátane podrobného zoznamu problémov a súvisiacej fotodokumentácie) a požiadať čínskeho výrobcu o vyjadrenie. Je tiež vhodné podporiť e-mailovú komunikáciu telefonátom s otázkou, kedy môžete očakávať odpoveď na váš e-mail.
Neposielajte zbytočne dlhé opakujúce sa e-maily, v ktorých vyzývate na odpoveď. Ak budete na dodávateľa vyvíjať príliš veľký tlak, je nepravdepodobné, že dostanete potrebnú vecnú odpoveď.
Takisto nie je dobré menovať konkrétne osoby - zamestnancov výrobcu a obviňovať ich zo spôsobenia daných problémov, pretože to môže značne skomplikovať inak vecnú diskusiu.
Čínski výrobcovia majú vo všeobecnosti tendenciu ospravedlňovať sa a hľadať dôvody alebo výhovorky, prečo sa problém vyskytol (a rozhodne sa nevyhýbajú klamstvám alebo zahmlievaniu faktov).
Spravidla nemá zmysel pýtať sa, prečo sa problém vyskytol - dôležitejšie je, aby čínsky výrobca uviedol, aké nápravné opatrenia má v úmysle prijať a zároveň si s ním vyjasniť časový harmonogram ich realizácie.
Ak výrobca objektívne nesplnil to, k čomu sa zaviazal (viď predchádzajúce články o písomných záznamoch), môžete sa dohodnúť na opätovnej kontrole a prefakturovať výrobcovi náklady na túto kontrolu.
9. Buďte vždy zdvorilý
Mnohí európski alebo americkí obchodníci majú tendenciu správať sa k čínskym dodávateľom neúctivo a netaktne, a to najmä keď sa vyskytnú problémy s objednávkou. Hrubý tón je však vždy neúčinný. Je potrebné byť asertívny, ale zdvorilý.
Odporúča sa vyhýbať sa kladeniu priamych a nepríjemných otázok, ktoré čínskemu výrobcovi v podstate nedávajú žiadny priestor na zachovanie tváre. Otázky typu: „čo ste neskontrolovali materiál pri vstupe, hoci ste nám to sľúbili?“ alebo: „prečo ste tento problém nezachytili pri výstupnej kontrole?" už totižto očakávajú odpoveď a zostanú bez odpovede výrobcu. Čo je však v tejto situácii oveľa horšie je to, že ak čínskeho dodávateľa zatlačíte do kúta priamymi otázkami, urazíte ho a znepriatelíte si ho, a aj keď bude i naďalej prijímať vaše objednávky, nikdy im nebude venovať rovnakú dôležitosť a pozornosť.
Ak za problém skutočne môže čínsky dodávateľ, je primerané požadovať nápravné opatrenia a monitorovať jeho postup. Obchod je obchod a vy musíte hájiť svoje záujmy. Nezabúdajte však, že v Číne sa obchodné a osobné väzby prelínajú a napriek tomu, že čoraz viac čínskych spoločností je zvyknutých na správanie západných partnerov a majú pomerne vysokú toleranciu voči spoločenským prehreškom, je lepšie pohybovať sa v tomto priestore obozretne.